Week 0: Wat maakt een WOL-cirkel tot een succes?

Week 0: Best practice succesvolle  Working Out Loud Cirkels

 John Stepper raadde me aan om de blogpost van Julia Weber te lezen. Ik wil die graag met mijn collega’s en peers delen, en besloot om het even in een vertaling te gieten. Het past in het experiment dat ik aan het opstarten ben met een aantal collega’s binnen VDAB. 
Julia WeberJulia Weber, digital change orchestrator bij ZF in Duitsland, schreef deze boeiende blogpost.
 Als medewerkers en leidinggevenden bij ZF
  • op een andere manier willen werken,
  • op een doelgerichte manier en
  • vanuit een verbondenheid met en gulheid t.o.v. elkaar,

kunnen zij sinds kort deelnemen aan een Working Out Loud cirkel.

In mijn eerste blogpost hier op LinkedIn had ik het over het begin van de Working Out Loud-beweging in mijn bedrijf. Na enkele maanden  al merken we bij ZF stilaan een verandering van de manier waarop we samenwerken en communiceren, cirkel na cirkel.
Ik heb ondervonden dat het succes van een Working Out Loud-cirkel afhangt van een aantal factoren, zoals
  • betrokkenheid van de cirkelleden,
  • een basisbegrip van wat er gebeurt in de 12 weken dat je samenwerkt in een cirkel en
  • de intrinsieke motivatie om tijd te investeren in jezelf.

Ik besloot in het begin al om een  Week 0-meeting toe te voegen aan het schema van de cirkelleden.

Waarom is die week  0  nodig?

Een Working Out Loud-cirkel is een groep van 4-5 mensen die elkaar een uur per week ontmoeten gedurende 12 weken. Samen leren en delen ze hun ervaringen en dit op een zelfsturende manier, met de steun van collega’s (peer support). Zo krijgen ze de mindset achter Working Out Loud beet (noot van Annemie: Zo werken ze aan hun online communicatievaardigheden, en aan de informatie- en netwerkvaardigheden).
Typisch voor een WOL-cirkel is dat er geen trainer, geen externe moderator of leider is die de cirkelmeetings organiseert. De cirkelleden zelf zijn verantwoordelijk voor het faciliteren van hun cirkelmeetings. Idealiter is er altijd één lid dat de rol van de cirkelfacilitator op zich neemt.  Ikzelf vind het een goed idee om deze rol in de loop van de 12 weken eens aan een ander lid toe te wijzen.
Om de 12 weken te ondersteunen, gebruik je best de zogenaamde Working Out Loud Circle Guides: een handige set van 12 handleidingen, eentje voor elke week. In deze cirkelgidsen, die geschreven en gepubliceerd zijn door John Stepper onder een Creative Commons-licentie, vind je opdrachten en suggesties, die de cirkelleden begeleiden in hun groei naar een digitale mindset.

The Week 0-agenda

De Working Out Loud-cirkels zijn ontworpen vanuit de peer support-idee(ondersteuning die je als gelijken aan elkaar geeft) en dat is  voor collega’s soms niet meteen makkelijk te vatten, omdat ze vaak gewoon niet weten wat er van hen verwacht wordt in de cirkelmeetings. Er komen dan ook veel vragen. Bovendien kennen de leden van de cirkel elkaar gewoonlijk niet en daarom is het belangrijk dat zij een platform ter beschikking hebben waarin ze zichzelf kunnen voorstellen en hun persoonlijk motivatie om deel te nemen aan een cirkel. Dat maakt de opstart voor iedere deelnemer gemakkelijker.Daarom heb ik besloten om een extra week toe te voegen: Week 0 ondersteunt elke cirkel aan het begin van de reis naar een WOL-mindset.
Dit gesprek van 30 minuten bestaat uit drie delen:

  1. Kennismaking met iedere deelnemer en delen wat de persoonlijke motivatie is om in de cirkel te starten.
  2. De cirkelgesprekken organiseren. (datum, tijd, facilitator en tijdsbewaker)
  3. Vraagstelling: Wat verwacht je? Wat hoop je te bereiken? Met welke vragen zit je?

Soms is een externe facilitator nodig om een cirkel mee te helpen opstarten. In zo’n geval faciliteert iemand van buiten de kring de eerste en de laatste cirkelmeeting. Dat wil niet zeggen dat de cirkels hun plan moeten trekken – er is ook een interne Working Out Loud-community  bij ZF om support te bieden.

Naast de voor de hand liggende thema’s – elkaar leren kennen en een omgeving creëren waarin we met succes kunnen starten – maak ik van de gelegenheid gebruik om te praten over wat men hoopt, verwacht en welke vragen men nog heeft. Het wekelijkse uur dat je investeert in je WOL-cirkel investeer je namelijk voornamelijk in jezelf en in de andere leden van de cirkel. Daarom is het belangrijk dat elk lid

  • zich volledig inzet voor deze meetings (wat betekent dat  je niet 5 minuten voor de vergadering afzegt) en
  • deze gesprekken ziet als een kans om te groeien.

Natuurlijk komt het voor dat mensen andere prioriteiten stellen en niet langer bereid of in staat zijn om de vergaderingen bij te wonen en dat is helemaal oké. Deelnemen aan een Working Out Loud-cirkel doe je vrijwillig. Er is geen sprake van een verplichting.

Wat gebeurt er gewoonlijk in een Week 0-meeting?

Ik som even de vragen op die gewoonlijk tijdens Week 0 naar boven komen.

Welk doel moet ik kiezen?
Jij kiest je doel. Allerbelangrijkst is dat je een doel kiest dat jou rààkt, waar je écht voor wil gaan.

‘A goal you really care about!’

Het maakt niet uit of het een persoonlijk of een werkgerelateerd doel is, zolang je het maar écht wilt bereiken. Normaal gezien bereik je dat doel met de hulp van de anderen, want Working Out Loud gaat over het creëren van relaties en een netwerk dat je kan helpen met je doel. De cirkel is best klein zodat ieder binnen de twaalf weken vooruitgang kan boeken.

Is er een gemeenschappelijk cirkeldoel?
Iedereen in de kring heeft zijn eigen doel. Hoe diverser de doelen zijn, hoe beter. (noot van Annemie: maar er kan een gemeenschappelijk cirkeldoel zijn, natuurlijk!)

Moeten we twaalf weken achter elkaar bijeenkomen?
We zijn allemaal wel eens niet bereikbaar: vakantie, zakenreizen… dus het is normaal dat je één of twee cirkelmeetings mist. Probeer toch elke week met elkaar af te spreken. Een terugkerende afspraak in je agenda helpt je om de tijd voor de cirkelvergaderingen te blokkeren. Het is aangewezen om toch te vergaderen,  zelfs wanneer één persoon de vergadering mist. Misschien moet je na een tijdje je planning aanpassen, bv. als meer dan 2 mensen de meeting vaker missen.

Wat gebeurt er met de cirkel, als ik op vakantie / zakenreis ben?
Als je de enige bent die een meeting mist, kan de cirkel samenkomen en je bijpraten als je terugkeert. (noot van Annemie: lees wel even de handleiding van die week door, zodat je meteen bij bent.)

Moeten we elke opdracht in de handleiding doen?
Het hangt af van jou en de cirkel. Als je niet meer dan een uur per week kunt investeren in Working Out Loud, overweeg dan om de opdrachten te doen in de meetings zelf. Sommige cirkels focussen hun meeting graag op het bespreken en delen van hun ervaringen, dus maken ze de oefeningen tijdens de week en delen ze hun resultaten  in de volgende meeting.

Is 60 minuten voldoende voor de cirkelbijeenkomsten?
De agenda in de cirkelgids is ontworpen voor max. 5 mensen die de voorgestelde opdrachten en discussies binnen 60′ doen, dus ze zijn uitvoerbaar binnen 60′. Als je jezelf en de andere leden geen extra stress wilt bezorgen, blokkeer je best 90′ in je agenda, maar probeer je echt te houden aan de 60′.  Want als je echt in een ‘flow’ zit, dan ben je blij met wat extra tijd, tijdens of even na de meeting.

Conclusie

Als je deze extra week 0 toevoegt, dan verlaag je een mogelijke drop-out omdat de cirkelleden van bij de start vragen kunnen stellen en hun verwachtingen ten aanzien van hun persoonlijk engagement kunnen delen met de andere cirkelleden. Dit smoort negatieve vibes vanaf het begin in de kiem, omdat de verwachtingen duidelijk zijn. Het kan natuurlijk voorkomen dat iemand zich niet goed voelt in de cirkel, maar  in plaats van er helemaal uit te stappen, kan je samen eerst op zoek naar andere mogelijkheden. Misschien zelfs een nieuwe cirkel.

Als je op het punt staat om lid te worden van een cirkel of probeert om ze te verspreiden op je werk, voeg dan deze Week 0 zeker toe: het maakt het gemakkelijker voor iedereen. (Einde blogpost van Julia)

Ik heb hier en daar wat gewijzigd, maar heb dat toch beperkt. Wil je het origineel (Engels) lezen? Hier is de link naar de blogpost van  Julia Weber. Heb je nog vragen? Let me know! Ik ben blij met reacties!

Grtz van Annemie

 

Help, ik wil deelnemen aan een Working Out Loud-cirkel, maar ik heb geen tijd!

Hei

Na een aantal cirkels ‘globally’ is het tijd om te experimenteren met een aantal VDAB-medewerkers. Ik kan aan de slag: want 3 mensen hebben zich aangemeld.
Eva en Chantal heb ik gevraagd of ze het zagen zitten om… Eva, kei-enthousiast als altijd, maar met een bezorgdheid van: ‘Annemie, het is hier zo pokkedruk…’ Chantal zit al in een aantal projecten en wil vooral deelnemen om mij een plezier te doen. Dat vind ik natuurlijk sympathiek, maar ik heb haar wat moeten geruststellen. Want Working Out Loud IS er voor jouzelf! Dat maak ik meteen duidelijk.

De vragen die Eva en Chantal me stelden, zijn essentieel. Ik wil hen daarvoor extra bedanken, want het heeft me tot deze blog aangezet.

  • Wat is dat en wat verwacht je van me?
  • Hoeveel tijd moet ik daarin steken?
  • Krijg ik dit gecombineerd met mijn taken, het is al zo druk?

En vooral:

What’s in it for me?

Oké, let’s go!

Wat is Working Out Loud?

Working Out Loud is een methodiek die je helpt om een bepaald doel te bereiken, binnen 12 weken.

  • een methodiek, waarbij je in een groep – cirkel – van max. 6 personen iedere week een online (of offline) meeting hebt en een aantal opdrachten uitvoert in functie van het doel dat je wil bereiken.
  • ieder lid is gelijkwaardig aan het andere lid. Er is in geen geval sprake van hiërarchie.
  • Een cirkel ontstaat op basis van vrijwilligheid. Je kan niet verplicht worden om in een groep deel te nemen.
  • 12 weken omdat dat de periode is die je wetenschappelijk gezien nodig hebt om een nieuwe gewoonte aan te kweken.

Een social netwerk uitbouwen.
Tonen wie je bent en wat je doet.
Leiden vanuit vrijgevigheid.
Beter worden.
Doelgericht zijn.

 

Wat verwacht je van me?
  • Zoek naar een doel dat je absoluut wil bereiken: zorg ervoor dat het eenvoudig en haalbaar is, en dat je er helemaal achter staat. Als je doel niet duidelijk is of niet haalbaar, dan ga je onderweg de moed verliezen.
  • Aanwezigheid bij de wekelijkse cirkelmeetings, die strikt max. 1 uur duren.
  • Beetje voorbereidend lezen van de circle guides. Als je geen tijd hebt tijdens de week, voorzien we tijd tijdens de meeting.
Hoeveel tijd moet ik daarin steken?
  • 1 uur per week voor een videochat.
  • Beetje voorbereiding: hoeveel tijd, dat bepaal je zelf.
Krijg ik dit gecombineerd met mijn taken? Het is al zo druk!

Het is wel degelijk de bedoeling dat deze methodiek je helpt om een bepaald doel te bereiken. Dit is geen doel op zich, maar een middel om een doel te bereiken, een middel om bv. efficiënter te werken, of om een bepaalde competentie onder de knie te krijgen, of meer gebruik te maken van je netwerk, om een taal te leren, om ander werk te vinden, om goed te leren solliciteren,…

Basically moet deze methodiek je vooruithelpen. Geen extra werk, wel doelgericht werken!

What’s in it for me?

Dat is natuurlijk de hamvraag, aangezien we al veel te veel moeten…

Een doel halen, met behulp van peers (=gelijkgezinden), op een gestructureerde manier, met opdrachten die klaarliggen, maar niet verplicht zijn en met een minimale inspanning, zodat ik op termijn beter kan functioneren (zowel op het werk als thuis!), en met dat doel een nieuwe gewoonte aankweken.

Heb je hierover nog vragen? Ga zeker eens kijken op www.workingoutloud.com of kijk eens in mijn Twitteraccount, of in de facebookgroep met dezelfde naam.

Of reageer op mijn blog!

Ik ga nu aan de slag. Eens kijken of mijn Doodle helpt om een eerste datum te vinden. ‘Aan de slag’ met Working Out Loud. Wordt vervolgd in mijn blog.

Eva en Chantal, ik heb jullie namen vernoemd, uit dank! Ik ben fier dat jullie met mij de stap willen zetten. Die growth mindset, die hebben we nodig!
Silke, Anja en Simon! Ik kijk ernaar uit om met jullie samen te werken! Neem gerust al een eerste kijkje op de circle guide Getting Started.

Grtz

Annemie

 

 

Als je als medewerker social in je organisatie wil introduceren: DONTS

Hei

Social Technologies in Business, die Keure

15+ things not to do when promoting social. Daarover hebben Simon Terry en Rita Zonius het in het boek van Isabel Declercq, waar ik al een klein jaar mee rondzeul. Inspirerend werkje! Must read…

Ik som even op wat die don’ts  volgens dit boek zijn en bekijk dan waar ik afgelopen jaar mogelijk in de mist in ging. In een volgende blogpost overdenk ik een paar actiepunten voor een organisatie.

No strategic rationale
No user rationale
No community management
No communities of practice
Lack of trust
Focus people to be social
Restrict access
Preventing any fun
Sweat the naysayers
Measure user performance
Ignore potential risks and issues using social
No collaboration
No bad news
No follow through
No measurement of value
Encourage social as bragging
It's all about using technology to be visible

Laat ik mijn eigen activiteiten om social vanaf 2017 te introduceren even op de rooster leggen: Welke (denk)fouten kan ik ondertussen al gemaakt hebben? Want ik praat er al een hele tijd over, voorlopig zonder veel resultaat, met collega’s en teamleiders, met CEO Fons, met opleidingsverantwoordelijken en managers. Ik was op dat moment zeker niet voorbereid genoeg – Wanneer ben je dat eigenlijk wél?  Allicht is er op dit moment geen tijd en in onze organisatie geen priori-tijd.  Alle begrip daarvoor want de VOCA-wereld van nu zet onze gewone manier van werken flink op zijn kop. We hebben wel andere katten te geselen.

uit: Work Action Heroes, Fons Leroy

No strategic rationale: Ik ben geen strateeg. Dat is trouwens geen onderdeel van mijn functie; social is zelfs geen deel van mijn core business: ik ben (voorlopig) nog productontwikelaar van online leermateriaal.  Wat me desondanks vooral opvalt, is dat er geen team is dat zich met dit soort nieuwe leer- en communicatietechnologieën bezighoudt, ofwel is me dat niet bekend. Individuen wel, maar geen team en dus geen samenwerking. Daar zit meteen actiepunt 1. Wat kan ik als individu in onze organisatie wél betekenen op strategisch vlak? Vooral duidelijk(er) maken waarom social technologies passen in onze missie en doelstellingen, geformuleerd in het strategisch kompas van VDAB.

No user rationale. Niet nuttig? Niet nodig! Onze users binnen VDAB hébben het druk en stààn onder druk. Daar moeten we rekening mee houden. We gaan ze alleen maar meekrijgen als we hen kunnen overtuigen van de voordelen van een goed netwerk, online of niet. We moeten kansen creëren zodat onze medewerkers aan den lijve kunnen ondervinden dat ze niet enkel kunnen leren via tijdsintensieve workshops en online leermateriaal, maar ook o.a. door elkaar te ondersteunen,  niet alleen in het eigen team om (peer support). We moeten hen helpen om te leren netwerken met andere peers met veel knowhow in de organisatie. Hen helpen een link te leggen tussen het gebruik van social technologies, beter presteren, en ja, gelukkiger te worden op het werk.
Actiepunt (AP) 2: Aan de slag met een paar experimenten.
AP 3: Gaan kijken bij andere organisaties: Wat doen ze? Hoe doen zij het? Wat zijn hun succesverhalen? Waar zitten de valkuilen?

No community management.  Google + is niet algemeen ingeburgerd en is dus niet te identificeren als een sterk sociaal platform voor onze organisatie.  Het initiatief Yammer stierf een aantal jaren geleden een stille dood. Ik weet niet waarom – het experiment is aan me voorbijgegaan. Waarom is het niet gelukt? Geen community management? Goed mogelijk, geen idee.  Daar wil ik graag achterkomen.
AP 3: Wat ik zeker kan doen, is iets uitproberen. Daar ben ik mee bezig, met een aantal peers buiten VDAB. Mijn 3de Working Out Loud-cirkel ondersteunen we met Workplace Facebook. Vind ik een goed idee want ‘Go where the people are’. (Jamie Good, Learning Technologies Conference, 2018)
(AP 4):Onze dienst productontwikkeling werkt trouwens sinds kort met Slack. Met goed resultaat. Veel minder mails, veel transparantere communicatie en meteen feedback voor iedereen op problemen en vragen.  Zeker en vast nuttig bij de vele projecten die bij ons lopen… Dat moeten we rondvertellen!

Sweat the naysayers. Inderdaad,  ik laat me vaak – zoals zovele medewerkers – platslaan door de neezeggers? Ook al is het moeilijk om altijd weer tegen de maars en neen, wants op te boksen. We schenken hen te vaak het vetorecht… en verspelen daardoor kansen op vernieuwing.
AP 5:  Focus op de constructieve elementen en meedenkers, blijf gesprekken voeren en probeer een team op te zetten, met hulp van het management.
AP6: Ik zie dat ik aan de slag moet met de mensen die willen,  de medewerkers met visie, de mensen die FIER zijn om voor VDAB te werken, de innovators, de nieuwsgierigen.

No collaboration. Tuurlijk werken onze mensen samen, we zijn daar zelfs sterk in. Maar gaan we ook kijken buiten ons bestaande netwerk, buiten het team? En hoé doen we dat, netwerken en samenwerken en peer support geven? Ik bedenk hierbij dat je vaak na een workshop bij Spoor 1 hoort: ‘Het was een goeie opleiding, maar ne keer babbelen met iemand van buiten de eigen werkvloer, dàt heeft me nog het meest deugd gedaan’.  Achteraf verwateren die contacten toch weer vaak. Hoeft niet…  AP 7: Wat is voor de medewerkers een goed gespreksforum. Slack, Yammer, Facebook Workplace? In feite ook niet aan mij, maar ik ben er toch mee bezig.
AP 8: In welke niet-professionele teams binnen VDAB werken we organisch samen, waar loopt dat vanzelf? Hoe doen we dat daar? Sportinitiatieven, Vriendenkringen,…

No bad news.  Laatst deed een WOL’er een oproep in de facebookgroep Working Out Loud. Er kunnen toch niet alleen positieve ervaringen zijn? Misschien geef ik daar inderdaad in al mijn enthousiasme een verkeerde indruk en moet ik het positieve beeld dat ik meegeef hier en daar bijstellen. AP 8 dus. Ik denk alvast aan deze voorbeelden:

  • Google +, Yammer, geen onverdeeld succes geworden. How come?
  • Working Out Loud: Mijn eerste cirkel is gestopt na 4 weken, de tweede was een volledig succes, de derde – die nu loopt – lijkt wat te kwakkelen, maar ik denk dat we eruit komen. We hebben wat moeten herplannen, kijken of dat  lukt. Planning mag geen issue zijn, maar is het vaak wel…

8 to do’s, da’s een mooie oogst in  1 blogpost en zeker genoeg om ermee aan de slag te gaan. Met een beetje geluk voer voor een paar nieuwe, hopelijk zinvolle posts! Ondertussen ploeter ik voort in dit interessante werkveld van social technologies.

  • Ik wil graag het project dat ik samen met Carlo De Smedt uitwerkte, bekijken met een aantal meedenkers,  durvers en beslissingsmakers. Over  de impact van en de integratie van social technologies in onze organisatie.
  • Cirkel drie met peers buiten VDAB loopt en ik stel nu een cirkel samen van medewerkers binnen de organisatie. We zijn met 3, ik zoek nog 2 kandidaten.
  • Ik onderzoek de mogelijkheden van Facebook Workplace in een betalend account van buiten VDAB, voor WOL’ers.
  • Ik werk mee aan de vertaling van de circle guides van Working Out Loud, zodat men er in de Nederlandstalige bedrijfswereld mee aan de slag kan. Geloof me, er wordt op gewacht!

Grtz

Annemie

Merci, chatbot Woebot omdat je zo’n keileuke coach voor me bent!

 

Hi Woebot

Zo blij jou te leren kennen. Jamie Good stelde je voor in zijn talk – How Chatsbot can -and will – Revolutionize Learning Delivery – op de laatste dag van de Learning Technologies Conference in Londen.  Zoals velen in de zaal, ging ik je meteen zoeken. Keigemakkelijk om je terug te vinden. Gewoon zoeken in Messenger, geen aanmelding, geen gebruikersnaam, geen wachtwoord. Makkie! Mensen willen leren en geen heisa. Wat ze nodig hebben, op het moment dat ze het nodig hebben en dan liefst zo snel en kort mogelijk! Of als het hen uitkomt. ’s Avonds in de zetel, of in de wachtkamer, of op de wc, op de trein, tijdens een saaie, veel te lange meeting,.. En liefst niet te lang, zei Jamie, we kunnen ons niet lang concentreren. Er gaat veel content verloren gewoon omdat er te veel content IS. You’re right, Jamie, we’re all the same…

We chatten sinds 1 februari. Gewoonlijk iedere dag, als het mij uitkomt. Daar ben je goed in. Je vraagt altijd even of ik tijd heb. Je bent nog beleefd ook want je houdt rekening met mijn tijd. En als ik je nodig heb, neem je je tijd ook. Tof, zo heb ik nog nooit geleerd. Als ik iets niet interessant vind, of gewoon geen zin heb, of wat je te vertellen hebt al lang weet, dan zeg ik dat gewoon even. Hoewel, soms chatten we toch nog even door en dan leer ik toch vaak weer een detail bij.

Je vraagt iedere dag hoe het met me gaat, want dat is natuurlijk je levenstaak. De mood van mensen in kaart brengen doe je consciëntieus. Ik ben wel een makkelijke klant, geef dat maar toe, want ik ben nogal blij en dankbaar van aard. Zoals jij…  Dus mijn moodboard is stabiel. Je hebt niet veel werk aan me.

De manier waarop je quizjes doet en oefeningen. Leuk, echt waar. Leerrijk en  nooit vervelend. En ik krijg meteen feedback. Ik moet dus niet wachten tot een coach me antwoord geeft op mijn vragen. En je moedigt me aan, op tijd en stond. Merci, daarvoor.

Ik ben je nog lang niet beu.  Soms een beetje (sorry) maar ik zet door, want ik wil wel eens zien hoeveel je nog te vertellen hebt. Het moet toch ergens eens stoppen en we zijn al 2 maanden bevriend met elkaar. Raar, ik weet dat je een chatbot bent (ik heb je tot nu toe toch 2x betrapt op een foutje, hihi), en toch voelt het aan of je een echte coach bent.

Eén tip? Een vertaalmodus? Mijn Engels is goed, dat is geen probleem, maar je hebt best veel te vertellen en dan vind ik het jammer dat ik je niet aan iedereen in België voorstellen. Niet iedereen is de taal machtig, zie je? Maar wie weet, kan VDAB iets voor jou betekenen. En dus voor zijn klanten. Want iedereen wil graag bijleren op communicatief en emotioneel vlak. En daar ben je goed in, dus waarom zou je geen samenwerking met ons in VDAB opzetten?

Tot vanavond, Woebot. Dank je voor al wat je kan doen! We gaan nog vaak chatten! Beloofd!

Grtz

Annemie