Week 0: Wat maakt een WOL-cirkel tot een succes?

Week 0: Best practice succesvolle  Working Out Loud Cirkels

 Julia Weber, digital change orchestrator bij ZF in Duitsland, schreef deze boeiende blogpost bij de opstart Working Out Loud in haar organisatie. Ze verwijst naar haar eerste blogpost – terug te vinden op haar LinkedIn-profiel –  over de #WOL-grassrootbeweging in haar bedrijf. Na enkele maanden  al merkte ze bij ZF een verandering op  in de manier waarop de 146.000 medewerkers  samenwerken en communiceren. 
 Als medewerkers en leidinggevenden bij VDAB
    • op een transparante manier willen werken,
    • op een doelgerichte manier en
    • vanuit een zinvol netwerk met elkaar,

kunnen zij vanaf nu ook deelnemen aan een Working Out Loud-cirkel.

Julia deelt mijn mening over het succes van een Working Out Loud-cirkel. Die hangt namelijk af van een aantal factoren:
  • betrokkenheid van de cirkelleden,
  • een basisbeeld over het leer- en werkproces gedurende de 12 weken,
  • de intrinsieke motivatie om tijd te investeren in jezelf,
  • de zwaartekracht die management geeft aan deze grassrootbeweging.

Om die reden blijkt een  Week 0-meeting nodig, waarin men een kader biedt voor deze nieuwe leer- en netwerkmethodiek.

Waarom week  0?

Een Working Out Loud-cirkel is een groep van 4-5 medewerkers die elkaar gedurende 3 maanden 1 uur per week online ontmoeten. Ze werken samen aan een (persoonlijk) doel waarbij ze op een zelfsturende manier hun ervaringen delen, mét elkaars steun en vanuit het eigen ondernemerschap. Iedereen mag deelnemen vanuit zijn rol als medewerker, welke functie dan ook. Het is essentieel dat iedereen in een veilig aanvoelende cirkel terechtkomt,  in zijn hoedanigheid als medewerker, ongeacht zijn functie, waar plaats is om fouten te maken, te experimenteren en zich te uiten. Ook formele leidinggevenden leggen op deze momenten hun rol af.
Typisch voor een WOL-cirkel is dat er geen trainer, geen externe moderator of leider is die de cirkelmeetings organiseert. De cirkelleden zelf zijn verantwoordelijk voor het faciliteren van hun cirkelmeetings vanuit hun eigen leiderschap of ondernemerschap. Ik zie hier mogelijkheden om op termijn een vlakkere organisatie te creëren.

Zo krijgen ze de mindset achter Working Out Loud beet: ze leren niet alleen werken met de toolset die de organisatie hen biedt, maar vooral aan hun skillset en mindset. (online communicatie-, informatie- en netwerkvaardighedend).

Volgens de richtlijnen in de gratis cirkelgidsen is er altijd één lid dat de rol van de cirkelfacilitator op zich neemt.  Ikzelf heb uitsluitend positieve ervaringen met een beurtrol in de loop van de 12 weken.
Om het leerproces te ondersteunen, gebruik je best de zogenaamde Working Out Loud Circle Guides: een handige set van 12 handleidingen, eentje voor elke week. In deze cirkelgids  vind je een variatie opdrachten en suggesties, die de cirkelleden begeleiden in hun groei naar een 21st eeuwse mindset.

The Week 0-agenda

De Working Out Loud-cirkels zijn dus ontworpen vanuit de peersupportidee (ondersteuning die je als gelijkgezinden aan elkaar geeft), wat niet meteen makkelijk te vatten lijkt. Het leerproces in een cirkelmeeting wordt namelijk niet geleid door een lesgever, zoals we dat al eeuwen gewoon zijn.Er komen dan ook veel vragen.

Bovendien kennen de leden van de cirkel elkaar bij voorkeur niet. Daarom is het belangrijk dat zij een platform ter beschikking hebben waarin ze zichzelf kunnen voorstellen en hun persoonlijke motivatie om deel te nemen aan een cirkel.

Om de opstart voor iedere deelnemer gemakkelijker te maken dient deze extra week 0: Ze ondersteunt elke cirkel aan het begin van de reis naar een 21ste eeuwse mindset.
Dit gesprek van 30 minuten bestaat uit drie delen:

  1. Kennismaking met iedere deelnemer en delen wat de persoonlijke motivatie is om in de cirkel te starten.
  2. De cirkelgesprekken plannen. (datum, tijd, facilitator en tijdsbewaker): Dit is de grootste uitdaging. Voorzie daar voldoende tijd voor.
  3. Vraagstelling: Wat verwacht je? Wat hoop je te bereiken? Met welke vragen zit je?

Soms is een externe facilitator nodig om een cirkel mee te helpen opstarten. In zo’n geval faciliteert iemand van buiten de kring de eerste en de laatste cirkelmeeting. Dat wil niet zeggen dat de cirkels hun plan moeten trekken – er is ook een interne Working Out Loud-community  bij ZF om support te bieden. Spoor 21 voorziet een mentor (Annemie Martens): We voorzien f2f-infosessies die bijvoorbeeld ook via videogesprek kunnen doorgaan. Communiceren kan bij voorkeur via Google+.

Doel van een #WOL-cirkel

Het wekelijkse uur dat je investeert in je #WOL-cirkel investeer je voornamelijk in jezelf en in de andere leden van de cirkel. Als je in een cirkel stapt, is het duidelijk dat je je professionaliteit, je carrière en ja, ook je welzijn wil verbeteren. Daarom is het belangrijk dat elk lid

  • op een veilige manier
  • kan deelnemen in deze gesprekken
  • zich optimaal inzet voor deze meetings (wat betekent dat  je niet 5 minuten voor de vergadering afzegt) en
  • en zo vaak mogelijk deelneemt.

Natuurlijk hebben medewerkers soms andere prioriteiten – of ze zijn op vakantie –  of ze zijn niet langer bereid of in staat zijn om de vergaderingen bij te wonen. Dat is helemaal oké. Deelnemen aan een Working Out Loud-cirkel doe je vrijwillig. Er is geen sprake van een verplichting.

Een belangrijke vereiste is dat je – als je wil deelnemen -even overlegt met de teamleider. Dit is een totaal nieuwe vorm van leren en netwerken – essentieel om te werken aan een transparante communicatie en om Topteams te creëren, over het eigen Topteam en de eigen dienst heen. Toon misschien best het filmpje Working Out Loud in 4 minuten van John Stepper.

Wat gebeurt er gewoonlijk in een Week 0-meeting?

Ik som even de vragen op die gewoonlijk tijdens Week 0 naar boven komen.

Welk doel moet ik kiezen?
Jij kiest je doel. Allerbelangrijkst is dat je een doel kiest waar jij écht voor wil gaan. Een doel dat jouw carrière of algemeen gevoel van welzijn verhoogt.

Het maakt niet uit of het een persoonlijk of een werkgerelateerd doel is, zolang je het maar écht wilt bereiken. Zonder systematiek blijft een doel vaak zonder succes maar in de #WOL-cirkel werk je gedurende 3 maanden systematisch naar dat doel toe doordat je een netwerk gaat uitbouwen van mensen die jou kunnen helpen.

Is er een gemeenschappelijk cirkeldoel?
Iedereen in de kring heeft zijn eigen doel. Hoe diverser de doelen zijn, hoe beter. Maar een gemeenschappelijk doel kan natuurlijk ook! Bv. werken aan een innovatief idee om werkzoekenden te begeleiden.

Moeten we 12 weken achter elkaar bijeenkomen?
We zijn allemaal wel eens niet bereikbaar: vakantie, zakenreizen… dus het is normaal dat je één of twee cirkelmeetings mist. Probeer toch elke week met elkaar af te spreken. Een terugkerende afspraak in je agenda helpt je om de tijd voor de cirkelvergaderingen te blokkeren. Het is aangewezen om toch samen te komen,  zelfs wanneer één persoon de vergadering mist. Misschien moet je na een tijdje je planning aanpassen, bv. als meer dan 2 mensen de meeting vaker missen.

Wat gebeurt er met de cirkel, als ik op vakantie / zakenreis ben?
Als je de enige bent die een meeting mist, kan de cirkel samenkomen en je bijpraten als je terugkeert.  Je leest best wel de gids van die week. Probeer sowieso een kleine stap te zetten in het bereiken van je doel.

Moeten we elke opdracht in de handleiding doen?
Dat hangt af van jou en de cirkelleden. Als je niet meer dan een uur per week kunt investeren in Working Out Loud, overweeg dan om de opdrachten te doen in de videogesprekken zelf. Sommige cirkels focussen hun meeting graag op het bespreken en delen van hun ervaringen, dus maken ze de oefeningen tijdens de week.

In ieder geval: er is voldoende keuze in de oefeningen. Je kan je gerust beperken tot de hoofdopdracht, of effectief alle oefeningen maken / bespreken.

Is 60 minuten voldoende voor de cirkelbijeenkomsten?
De agenda in de cirkelgids is ontworpen voor max. 5 mensen die de voorgestelde opdrachten en discussies binnen 60′ doen, dus ze zijn uitvoerbaar binnen 60′. Het is belangrijk dat iedereen zich aan dit tijdsblok houdt. We zitten allemaal met volle agenda’s. Je kan natuurlijk nog een half uurtje extra in je agenda boeken: voor een vervolggesprek, soms met 1 lid over een bepaalde vraag, of om bijvoorbeeld bepaalde informatie door te sturen.

Conclusie

Als je deze extra week 0 toevoegt, dan verlaag je een mogelijke drop-out omdat de cirkelleden omdat je de verwachtingen duidelijk stelt van bij de start.  Het kan natuurlijk voorkomen dat iemand zich niet goed voelt in de cirkel, maar  in plaats van er helemaal uit e stappen, kan je samen eerst op zoek naar andere mogelijkheden. Misschien zelfs een nieuwe cirkel.

Als je op het punt staat om lid te worden van een cirkel of probeert om ze te verspreiden op je werk, voeg dan deze Week 0 zeker toe: het maakt het gemakkelijker voor iedereen.

Als VDAB’er kan je nu aan de slag. Samen met de cirkelgidsen. Wil je het origineel (Engels) lezen? Hier is de link naar de blogpost van  Julia Weber. Heb je nog vragen? Let me know! Ik ben blij met reacties!

Grtz van Annemie

7 gedachten over “Week 0: Wat maakt een WOL-cirkel tot een succes?”

  1. This web site truly has all the information I wanted about this subject and didn’t know who to ask.

  2. I do not even understand how I stopped up right here, however I assumed this submit was once good.
    I do not recognise who you’re but certainly you’re going to a
    famous blogger when you aren’t already. Cheers!

  3. I love your blog.. very nice colors & theme. Did you create this website yourself or did you hire someone to do it
    for you? Plz reply as I’m looking to create my own blog and would like to know where
    u got this from. thanks

  4. Hello, I just took a WordPress template. But thank you. I like the style also very much.

  5. sorry for not answering soon. I seem to forget time and time again that I can have replies, which is funny because I really like having reactions on what I write.

    Are you into Working Out Loud already?

Geef een reactie