Wel beslissingsmacht, maar minder competent?

Dit mailtje kwam vorige week binnen in mijn coachomgeving.

Ik vind mijn motivatie gemakkelijk in willen bijleren. Deze drijfveer heeft ook gemaakt dat ik heel competent ben geworden. Hoe kan ik best samenwerken met mensen die minder competent zijn dan ik, maar die wel beslissingsmacht hebben?
mvg
Veerle
(andere naam)

Mijn eerste antwoord:
Over deze vraag moet ik eens heel goed nadenken. Heel goeie vraag en herkenbaar ook. Eerst ga ik de rest van mijn coaching doen. Maar ondertussen: hoe pak je dit op dit ogenblik aan?

Veerles antwoord:
Ik heb geprobeerd het wat uit de weg te gaan. Maar dat bleek niet de juiste aanpak. Het hem proberen uit te leggen, vind ik nog moeilijker. Geeft enkel frustratie aan beide kanten. Misschien moet ik gewoon inbinden… Maar ik kreeg wel de schuld achteraf…
Dus neen, ik weet het niet.

Ondertussen had ik het er al met een paar collega’s over gehad. Het blijkt toch wel een heikel thema, eerlijk gezegd. Voor mij ook. Veel hangt in feite af van de vertrouwensband die je met elkaar hebt. Hoe zit de communicatie. Is er sprake van een hiërarchische samenwerking. Staat de leider voor het team, zoals de pionnetjes in de afbeelding? Of staat hij tussen zijn mensen. Heerst er een sfeer van vertrouwen in elkaar, van veiligheid, waarbij mensen zichzelf mogen zijn? Daar hangt veel van af. Dat bleek ook uit de gesprekken die ik er met vrienden en collega’s over voerde.

Dit was mijn antwoord aan Veerle:
Ik vond jouw vraag heel interessant en had het er in de pauze met een aantal collega’s over. Er werd wat gelachen, want jouw vraag is heel herkenbaar. We voelden bij wijze van spreken jouw frustratie in onze eigen ervaringen.
Wat kan je eraan doen? We hebben het er moeilijk mee, net als jij, zoveel is zeker. En ik bedenk dit antwoord. Zo zou ik het aanpakken.

  • Nooit aanspreken op incompetentie als het gaat om een leidinggevende die zijn functie uitvoert omwille van zijn positie, omwille van de erkenning die hij nodig heeft of als hij last heeft van egobehoeften. Jammer genoeg hebben leidinggevenden daar al eens last van.
  • Iemand die authentiek is, mensen coacht – iemand die tussen zijn teamleden staat m.a.w. en niet ernaast of erboven – en die openstaat voor communicatie en goede, constructieve feedback, die kan je natuurlijk wel aanspreken. Onder vier ogen, vanuit jouw volle respect voor die persoon.

Hoe geef je op een constructieve manier feedback? In de online cursus die je nu volgt – Constructief samenwerken – vind je wel wat uitleg over het assertief script, maar tegenwoordig ben ik eerder voor het DESCC-principe, dat is meer vanuit verbinding met jezelf en met de ander vertrekt. Over deze techniek vind je op het internet best wel wat uitleg en vooral, VDAB geeft er ook workshops over. Schrijf je gerust in…

Maar concreter nu:

  • Vraag om een gesprek en zet er een tijd op. Hoeveel tijd heeft de leidinggevende / beslisser?
  • Leg kort uit wat de situatie is. Zorg ervoor dat je concreet kan beschrijven wat je bekommernis is. Spreek die bekommernis ook uit. Wil je met dit gesprek niet gewoon werken aan de resultaten die je met je team moet bereiken, samen met de leidinggevende?
  • Je weet natuurlijk wel dat je het niet over het gebrek aan competentie gaat hebben. Dat is verboden terrein, want veel te veralgemenend en stigmatiserend. Wat wel kan, is dat je een bepaald aspect goed voorbereidt en dat je het daarover hebt.
  • Gebruik een stappenplan zoals het assertief script of de DESCC zoals in de link hierboven.
  • Maak duidelijk hoe jij het ziet, maar probeer ook door te vragen naar de gedachtegang van de leidinggevende. Zorg er in ieder geval voor dat je keigoed voorbereid bent. Ook op eventuele weerstanden of emotionele reacties, want je leidinggevende is ook maar een mens, met onzekerheden en gevoelens.
  • Beschrijf je gevoelens maar word niet emotioneel. Essentieel! Wees gerust: iederéén vindt dit moeilijk, want we hebben dat simpelweg nooit geleerd. Integendeel: het is ons van kleins af aan ingepompt om het vooral niet over onze gevoelens te hebben.

Op deze manier kan je stilaan een band opbouwen – of OMbouwen – met de leidinggevende. Je begint met kleine stappen. Je zorgt dat je vertrouwen opbouwt. Bouwt aan een nieuwe manier van communiceren… Hoe meer vertrouwen, hoe meer openheid in de communicatie. Hoe meer je invloed krijgt op het beslissingsproces, vanuit beider authenticiteit en competenties.

Het begint bij het begin: zet je mensenkennis in! Heb je bij je leidinggevende te maken met een egotripper, een machtsgebruiker? Onderzoek dat goed, want het blijkt vaak een vooroordeel. Ook leidinggevenden – ik herhaal – hebben het vaak moeilijk, en hebben niet geleerd om hun emoties te tonen, maar vanuit het hoofd met mensen om te gaan.

Of heb je met een leidinggevende te maken die – net zoals jij – met vragen en behoeften zit, met onzekerheden en ideeën? En vooral, een leidinggevende die openstaat voor feedback en dat gebruikt om zelf te groeien?

Daar zit de keuze. En daar zit jouw kracht als geëngageerde medewerker met sterke competenties.

Hopelijk zet ik je aan het denken. Ik wil je bedanken voor je vraag. Heel interessant en to the point, want vele mensen zitten daarmee. In ieder geval was de kantinepauze heel geanimeerd deze week!

Grtz

Annemie

Maak je gezin ook SMART: doelen bereiken

De SMART is al jaren een heel goede manier om je doelstelling concreet en haalbaar te maken. Ook in je gezin kan deze techniek heel goed werken. In feite is je gezin ook een onderneming, zoals Sara Reymen in haar boek Moeder en carrière: een topcombinatie vertelt… maar life is life. Niet alles kan je onder controle hebben.

Hoe maak je een doelstelling SMART?

Een cursist in mijn online leeromgeving stuurde me net een paar doelstellingen door, waarin ze binnenkort al resultaten wil bereiken. Iedereen kent de SMART-principes, tenminste, dat denk ik toch.

Deze dame lijkt me very SMART; ze vatte de koe meteen bij de horens. De case is de volgende:

Ik wil tijdens het weekend 30 minuten tijd vrijmaken voor het opstellen van een weekmenu samen met mijn gezin. Ik verwacht dan dat ieder 1 avondmaal voorstelt. Op die manier verlicht ik de druk op mijn schouders i.v.m. het avondeten.

Zéééééér herkenbaar, niet alleen voor mij, zeker weten. De huishoudelijke taken zijn namelijk nog steeds niet gelijkelijk verdeeld onder pa en ma, zoals dat nog regelmatig te lezen valt in de kranten. En de kids schuiven net iets te graag mee aan tafel, zonder stil te staan bij de zware logistieke processen die aan hét gezinsmoment van de dag – het avondmaal – voorafgaan.

Ik stuurde haar meteen de link door van het boek dat ik hierover ooit las en dat me enorm inspireerde om ook bij mij thuis de koe bij de horens te pakken.

Moeder en carrière: een topcombinatie. CEO van je gezin, geschreven door Sara Reymen.

Haar SMART-uitwerking:

Specifiek: ieder gezinslid doet 1 voorstel, tijdens het weekend.

Meetbaar: 1 voorstel per gezinslid

Aanvaardbaar: ja, het kan niet alleen de zorg van de mama zijn

Realistisch: ja, mits een wekelijks gesprek

Tijdsgebonden: 30 min., elk weekend

Liefst voor de rest van mijn leven, zegt deze vooruitziende cursist. Moet lukken, deze heel concrete, duidelijke doelstelling.

Maar laat ik haar en jou even vertellen wat de impact van het CEO-boek voor mama’s in carrière op mijn gezin was.

In 2015 besloot ik te starten met een wekelijkse vergadering thuis, op zaterdag, tijdens de lunch. Eerst werd de CEO aangeduid: ik natuurlijk. Ere wie ere toekomt, op basis van jarenlange bewezen diensten. Mijn dochter ging akkoord met haar nieuwe functie van Upstairs Manager. Vanaf de oermeeting was zij verantwoordelijk voor de maintenance (alles moet binnen management in het Engels, niet?) van ‘de boven’. Mijn echtgenoot werd gebombardeerd tot Crisis Manager, een functie die deze man niet vreemd is, als ploegbaas in een schrijnwerkersatelier en vooral als mijn echtgenoot.

De nv BEX was geboren en het moet gezegd: deze hiërarchie werkte uitstekend. We kwamen elke week samen, bekeken de afzonderlijke agenda’s en verantwoordelijkheden: welke boodschappen moesten gedaan, wat eten we deze week, waar botsten de agenda’s, wie heeft wanneer de auto nodig, wie eet wanneer mee en hoe laat, wie kookt wanneer de mama in Brussel zit, enz. enz.

Maandenlang verliep alles gesmeerd. De radertjes werkten zodanig goed dat ik af en toe met een gerust hart onder een fleeceke kon wegkruipen, zonder gebukt te gaan onder het moordende schuldgevoel van weleer.

Tot begin 2016 de crisismanager van de trap viel, midden in de nacht. Verkeerde richting gekozen: namelijk het gat van de trap i.p.v. de badkamer. Meneer doet zijn ogen liever niet open als hij ‘s nachts even op moet.

Gevolg: de crisismanager wordt door de beheerraad naar spoed gebracht waar hij een gipsverband krijgt. Een paar maanden later volgt een schouderoperatie: 6 maanden out.

Later viel de CEO uit: pijnlijke voet, kapotte schouder, ontstoken pes anserinus, achillesproblemen. Deze omgevingsfactoren bemoeilijkten de werk- en denkprocessen binnen de zwaarbeproefde nv Bex en de onderneming stortte in een laagconjunctuur.

De Upstairs Manager en CEO bleven nauw samenwerken. De meetings gingen door, maar we hebben na een tijdje besloten om toch maar een externe vacature te plaatsen. Yasmine vervoegde begin dit jaar onze rangen en ze is een verademing voor onze werking. De radertjes werken weer als te voren. De wekelijkse vergadering gaat weer als vanouds door en iedereen kent zijn plek en zijn verantwoordelijkheden. Ik lig regelmatig onder dat fleeceke.

Ik wens de cursiste nog veel leerplezier met de online cursus ‘Je goed voelen in je job’. Er zijn veel factoren waar je zelf aan kan werken, maar het leven blijft het leven…

Grtz

Annemie

Een korte geschiedenis van de digitalisering

Vertaling van een extract uit het inspirerende, helder geschreven en praktische Manifest für menschliche Führung / Marcus Raitner
Sechs Thesen für neue Führung im Zeitalter der Digitalisierung
blz. 3: Eine kurze Geschichte der Digitalisierung

Marcus Raitner beschrijft in dit manifest de 6 theses voor nieuw leiderschap in het tijdperk van de digitalisering.
1. Ontplooiing van menselijk potentieel vs inzet van de mens als hulpmiddel
2. Diversiteit en meningsverschillen vs conformiteit en consensus
3. Zingeving en vertrouwen vs sturing en controle
4. Bijdragen aan netwerken vs positioneren in hiërarchieën
5. Leiders aanmoedigen vs aanhangers leiden
6. Moedig het nieuwe exploreren vs efficiënt putten uit het bekende
– Leiden vanuit zingeving en vertrouwen
– Netwerk en hiërarchie
– Volwassenen ontmoeten op gelijke ooghoogte

“Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.”
Thorsten Dirks, oud-CEO Telefonica Deutschland AG

Digitalisering: nauwelijks werd een buzzwoord in de laatste jaren zo intensief gebruikt. En zoals dat eigen is aan dit soort woorden is de gebruiksfrequentie ervan omgekeerd evenredig met ons begrip. Uiteraard heeft digitalisering iets te maken met computers en rekenkracht. Maar dat alleen is niet genoeg; computers bestaan daar al te lang voor. Een even doorslaggevend element van de digitalisering is de netwerkvorming.

De wet van Moore
Het fundament voor de digitalisering vind je in de steeds kleinere en almaar krachtigere computers. In 1965 beweerde Gordon Moore dat de rekencapaciteit van computers elk jaar verdubbelt. Ook al verloopt dat in realiteit wat langzamer – eerder om de 18 maanden – blijft deze wet toch actueel.
De meeste mensen kunnen zich hierbij wel wat bij voorstellen. Maar hoe we dan onze toekomst zien, dat ligt een pak moeilijker. We kunnen onderzoeken wat er de afgelopen 5 jaar veranderd is en daar een soort pronostiek van maken. We gaan er in dat geval van uit dat de verandering in een vergelijkbaar tempo zal doorgaan. Maar daar maken we een denkfout. Herinner je je de film Back to the Future? Daarin maakte Marty McFly een tijdreis tussen 1985 en 1955. Een deel van de film is gebaseerd op het feit dat de wereld op technologisch vlak tussen 1955 en 1985 technologisch flink veranderde. Dat gaf natuurlijk hilarische toestanden in de film.
Maar stel je eens voor dat hij deze reis gemaakt had tussen 1985 en 2015. Zeker weten: Marty McFly zou in shock zijn en wij zouden ons kromgelachen hebben. Want in de laatste 30 jaar werden de eerste computers voor de massa geproduceerd. Denk maar aan de Commodore 64 uit 1982, de homecomputer die het Guiness Book of Records haalde als bestverkochte computer ooit. Daaruit groeide de smartphone, die vandaag permanent verbonden is met de rest van de wereld, inclusief camera, gps, walkman, draagbare televisie en nog veel meer.

Het platform maakt het verschil
Het gaat echter niet alleen om computerkracht. Je kan vanalles digitaliseren, maar in het begin gebeurde dat vooral lokaal. Zo digitaliseerde de muziekindustrie de analoge muziek in cd’s en later mp3’s. Later pas ontstonden Filesharingplatforms, waarin je informatie kon delen met de hele wereld, in de cloud (Napster bijvoorbeeld), waardoor lokaal beschikbare informatie overal en voor iedereen toegankelijk werd. De Nokia en de Blackberry waren in 2007 eersteklasproducten, op technisch vlak eigenlijk nog beter dan de iPhone. Maar de iPhone zette in op het mobiel internet en daar zat het verschil. Met de eerste mobieltjes kon je ook mailen en een sms’je sturen. Maar ondertussen beschikken we over volwaardige smartphones – slimme telefoons – die continue via het internet met elkaar verbonden zijn en werkelijk àlles kunnen delen.

Zelfs dat zou waarschijnlijk niet genoeg zijn geweest, want er waren destijds te weinig toepassingen voor mobiel internet, behalve dan e-mail en webbrowsers. Het beslissende verschil werd gemaakt door Apple en Google. Met hun eigen appstores zorgden zij voor een platform voor applicaties van andere aanbieders. Die apps hebben de iPhones en smartphones groot gemaakt. Want hier is een massief netwerk gecreëerd waar leveranciers en consumenten elkaar zoeken en vinden.
Deze platforms hebben gebieden beïnvloed die op het eerste gezicht niet bijzonder digitaal lijken. Uber bijvoorbeeld: zonder één enkele taxi wordt het bedrijfsmodel van alle taxibedrijven in de wereld onder druk gezet. Airbnb concurreert met gevestigde hotelketens zonder één enkel hotel te bezitten. Wereldwijd. Dàt is de eigenlijke digitalisering.

Online coachen: een leerrijk gesprek over SORAC en Dramadriehoek

Het was een leerrijk en zinvol online gesprek, met een online cursist die de ‘Toolkit voor Leidinggevenden’ afgewerkt heeft. G. is een gemotiveerde, inspirerende cursist. Vanmorgen sloten we zijn online leertraject af met een gesprek. Hij had nog wat vragen. 

SORAC

G. worstelde met de SORAC, een techniek om een probleem te analyseren.  Het inzicht dat ik in dit gesprek vooral van belang vond is dat een leider dat probleem niet alleen hoeft op te lossen. Wél dat hij zijn medewerkers begeleidt bij het vinden van de juiste oplossing. En dan kan een SORAC erg goed werken.

Een techniek is wat het is: een techniek. De praktijk zal bewijzen hoe je ermee verder kan. Dat blijft voor ieder model en theorie een uitdaging. 
G. had goed voorbereid, da’s al een begin. Maar hij stuitte op de praktijk. Dus gingen we aan de slag. Met een aantal gerichte vragen analyseerde hij een aantal essentiële factoren achter SORAC: je eigen leidinggevende, je collega’s, werkomstandigheden, de manier waarop je in het bedrijf met elkaar communiceert want die bepalen de haalbaarheid van je voorstel. En we kwamen tot de volgende conclusie:

  • Noteer de symptomen en de oorzaken, maar check je visie indien mogelijk ook bij je collega’s.
  • Bedenk mogelijke oplossingen. Nog sterker: Verzamel ze! Bespreek je eigen voorstellen, maar luister ook naar de mogelijkheden die anderen aanbrengen. Bedank hen voor hun inbreng. Loop het pad dus niet alleen. De oplossing ligt vaak in het samenspel met je collega’s.
  • Je kan remedies voorstellen, maar hou rekening met een aantal factoren. Waar heb jij beslissingskracht? Wie moet je betrekken, raadplegen, of een fiat vragen? Bepaal dus je eigen grenzen en check of je oplossing realistisch is of niet.
  • Pas na onderzoek van je remedies kan je stappen zetten. Zorg dat je voorstel gedragen wordt door de juiste personen. Dat is vaak de bedrijfsleiding. Maar onderschat de rol van je medewerkers niet! Zij hebben vaak een vlijmscherp zicht op wat op de werkvloer gebeurt!
  • Zorg voor de juiste communicatie. Daar loopt het vaak mis. Hopelijk bestaan er in het bedrijf waar je werkt duidelijke richtlijnen over. Of vraag je leidinggevende om feedback: bespreek je boodschap.
  • Implementeer pas na de vorige stappen. Wie volgt op? Ook dat spreek je best af.

Van drama- naar succesdriehoek

De dramadriehoek bleek duidelijk, maar de succesdriehoek niet. Dat is ook een moeilijke zaak. Hoe haal je mensen uit hun rol en breng je hen in een constructief verhaal?

De dramadriehoek beschrijft  waarom communicatie zo vaak fout loopt.  In de cursus leer je hoe je van een redder een hulpgever, van een slachtoffer een hulpvrager en van een aanklager een bouwer kan maken. Hoe verbouw je een drama tot een succes?

Aan de hand van een paar voorbeelden werkten we vooral inzichtelijk. Ook in de SORAC-methode is inzicht in het probleem de basis van constructieve oplossingen.

Als coach kan ik alleen maar genieten van dit soort gesprekken. Ik heb zelf het gevoel weer bijgeleerd te hebben.
G. start binnenkort in een  nieuwe job. Ik wens hem veel succes toe. Ik denk dat ze daar blij gaan zijn met deze nieuwe medewerker. 

Grtz

Annemie

Eerste werkdag op Team Online Leren

hei

Sinds 15 november ben ik weer aan de slag als online coach. Dat houdt concreet in dat ik opdrachten die cursisten insturen nakijk en hen begeleid doorheen de cursus. Ik heb dat tussen 2014 en 2017 ook gedaan, maar ben toen in een nieuw team ingestapt. Vandaag ben ik dus terug. Na anderhalf jaar.

Het viel me meteen op dat de inbox vol zat, vooral met inzendingen van cursisten die de Toolkit voor Leidinggevenden op ons online leerplatform doornemen. Die blijft blijkbaar populair, ook al gaat ie al wat jaartjes mee.

Vele medewerkers presteren in hun job zo goed dat ze na verloop van tijd in een leidinggevende job terechtkomen. Of rollen, want het ene sluit vaak naadloos aan bij het andere. Ze doen technisch goed werk, en worden daarom ‘bevorderd’ in een leidinggevende functie. Daar zullen ze dan zeker goed presteren. Maar daar zit een denkfout, al decennia lang.

Technisch hoog ‘performen’ betekent niet meteen dat je sterke communicatieve en leidinggevende capaciteiten hebt.  Een goeie werkgever weet dat en zorgt voor een vangnet waarin zijn werknemer kan groeien naar de juiste coachende vaardigheden. Een aantal newbees krijgt dit soort opleiding niet, maar beseft wel dat leiding geven een vaardigheid apart is. Zo belanden ze al eens op ons online leerplatform. Net als vele werkzoekenden trouwens, die zich ergens in-between jobs bevinden en hun vrijgekomen tijd benutten om zich te ontplooien.

Vanmorgen maakte ik kennis met een jonge werkzoekende, die zich vragen stelde bij zijn leiderschap. Hij beschreef zichzelf als zacht en niet assertief genoeg en trok de conclusie dat hij daardoor niet voldoende gewapend was om de strijd van de leidinggevende aan te gaan. Later schreef hij dat zijn bedrijf eerder voor de agressieve aanpak ging. Leidinggeven met harde hand, heet het daar. Dat vele medewerkers er zich rebels gedragen of niet het nodige engagement opbrengen, werd niet gelinkt aan de stijl van leiding geven. Jammer genoeg herkennen de meesten onder ons dit wel.

Martin Kessel zegt: Aan de top wordt altijd geleid, daaronder wordt meestal geleden. Er is nog een lange weg te gaan. Ook voor deze jonge gast in onze cursus. Natuurlijk past iemand met een ‘zachtere’ aard niet in het harde klimaat dat we vaak genoeg nog moeten ondergaan.  Maar stel je gerust de vraag wie daar dan wél gedijt…

Mijn advies aan deze brave mens: werk aan je assertiviteit. Ga op zoek naar een bedrijf dat gelooft in coaches, geen leidinggevenden. Een bedrijf dat zijn medewerkers vertrouwen geeft, en niet afblaft. Waar je in jouw kracht staat omdat je JIJ bent. Of zoals Richard Branson stelt:

Find the right people to work with and you can’t go wrong.

Ik raad hem trouwens aan het boek van Wouter Torfs te lezen. Torfs ziet het belang ervan in om zorgzaam om te gaan met zijn personeel. Ik heb het graag gelezen, af en toe eens gezucht, maar toch de hoop gevoed dat dit soort leiderschap in de toekomst voor meer werkgeluk zal zorgen.

Zin om de cursus Toolkit voor leidinggevenden te volgen? Altijd welkom!

Grtz

Annemie